Розділ 9. Звіти довільної форми
9.1. Основні можливості
Крім звітів і відомостей, описаних в розділі 8, програма дозволяє отримувати звіти довільної форми. Кожний звіт задається з допомогою текстового файла, що містить форму звіту і формули для розрахунку кожного показника. Ви можете змінювати існуючі звіти і створювати нові. Правила складання звітів і задання формул в них - практично такі ж, як для складання форм первинних документів, які друкуються при вводі типових проводок (див. розд.5).
В комплект поставки входить набір звітів, який містить практично всі документи, що вимагаються податковою інспекцією, пенсійним фондом і службою статистики: баланс, додатки до нього, розрахунки податків і т.п. При необхідності Ви можете змінити ці звіти або створити нові. Зауважимо, що при зміні плану рахунків Вам обов'язково потрібно буде внести зміни в звіти, що поставляються разом з програмою, щоб настроїти їх на інший план рахунків.
Використання звітів включає в себе кілька аспектів:
використання готових звітів, воно обговорюється в п.9.2;
створення і редагування звітів, воно розглядається в п.9.3;
підключення нових готових звітів, ця тема розглядається в п.9.4.
9.2. Використання готових звітів
Для формування звіту слід вибрати пункт "Звіти" з групи "Звітність" головного меню.
Контроль правильності підсумків. Якщо встановлено режим автоматичного розрахунку підсумків або проводки після останнього розрахунку підсумків не змінювалися, то програма відразу виведе на екран запит зі списком звітів, що є в програмі.
Якщо Ви не встановили режим автоматичного перерахунку підсумків, а для вибраного періоду розрахунок підсумків не проводився або вихідні дані були після останнього розрахунку підсумків змінені, то програма виведе повідомлення:
Дані змінювалися! Перерахувати - Enter! Ні - Esc!
При натисненні Enter на екран виводиться запит розрахунку підсумків (мал. 8.1), а при натисненні Esc - на екран буде без перерахунку підсумків виведено список звітів (мал. 9.1). Однак, слід мати на увазі, що сформовані після відмови від перерахунку підсумків звіти можуть бути не у всьому правильними, поскільки вони будуть складені по застарілих підсумках.
Список звітів. Для вибору формованого звіту, задання режимів формування звітів і редагування форм звітів програма виводить на екран список звітів. Список включає дві графи: "Назва" і "Вихідний файл":
в графі "назва" наводиться назва звіту. Ви можете вибирати її на свій розсуд, вона використовується тільки для зручності пошуку;
в графі "Вихідний файл" знаходиться ім'я файла з формою звіту.
Список впорядковано по першій графі (назвах звітів).
Зауваження.
В поставочний комплект включено ряд звітів. Ці форми звітів є зразками. Ви можете змінювати їх у відповідності з Вашою системою обліку.
Період формування звіту (тобто період, за який підраховуються підсумки і обороти по рахунках) відображається вверху списка звітів. Звіти можуть формуватися за рік і за біжучий квартал. Для зміни періоду використовуйте клавішу F5.
Зауваження.
В тексті форми звіту період, за який підраховуються підсумки і обороти по рахунках, можна змінити при допомозі відповідних команд.
Задання параметрів програми або констант. Перед формуванням звітів Ви можете:
натиснувши Alt F10, виправити параметри програми;
натиснувши F3, задати значення констант (див. п. 3.7).
Вибір звіту. Для вибору формованого звіту слід встановити курсор на стрічку з назвою потрібного звіту і натиснути Enter. Програма почне формування звіту, відображаючи цей процес горизонтальною полоскою-індикатором. Якщо файл форми звіту складено некоректно, то на екран і в файл виводиться протокол помилок.
Перегляд і друк звіту. Сформований звіт поміщається в тимчасовий файл і виводиться для перегляду. Ви можете переглядати його, як це описано в п. 2.9. Закінчивши перегляд, натисніть Esc. На екран буде виведено запит про друк звіту:
Друк одного екземпляра - Enter, Відмова - Esc, кількість екземплярів -
Щоб роздрукувати звіт, приведіть принтер в стан готовності і натисніть Enter. Для відміни друку натисніть Esc. Для друку кількох екземплярів, натисніть клавішу, що відповідає потрібній кількості.
Зауваження по продуктивності. При формуванні звітів програма не звертається до журналу операцій, а бере всю інформацію з підсумків. Тому час формування звіту не залежить від кількості проводок в журналі операцій.
9.3. Коректування звітів і створення нових звітів
Коректування списку звітів. Для вводу нової стрічки в список звітів натисніть клавішу Ins і задайте значення граф "Назва" і "Вихідний файл" для нового звіту. Після задання граф нової операції Ви зможете створити або редагувати файл форми звіту, натиснувши F4 (див. нижче).
Для коректування назви звіту або імені файла з формою звіту встановіть курсор на потрібну графу і натисніть клавішу *. При коректуванні Ви можете використовувати клавіши редагування (див. п. 2.12).
Для знищення стрічки зі списку звітів встановіть на неї курсор і натисніть Del. Програма виведе запит на підтвердження необхідності знищення даної стрічки. Для знищення натисніть Enter, для відміни - Esc.
Задання форми звіту. Якщо в стрічці списку звітів заповнена графа "Вихідний файл", то, встановивши курсор на цю стрічку і натиснувши клавішу F4, Ви зможете переглядати і редагувати форму звіту. Правила задання форм звітів дані в Додатку 1. Порядок редагування з допомогою вбудованого редактора викладено в п.2.10.
9.4. Підключення нових звітів
Для підключення нових готових звітів (наприклад, нових форм звітності, розроблених фірмою "1С", її ділерами або іншими користувачами), слід виконати слідуючі дії.
Перепишіть нові звіти в директорію, звідки Ви викликаєте "1С:Бухгалтерію-Проф.", тобто даєте команду 1SВ.
Запам'ятайте або запишіть, в якому файлі розміщений кожний звіт.
Запустіть "1С:Бухгалтерію-Проф." (введіть команду 1SВ).
Виберіть в розділі "Звітність" головного меню пункт "Звіти".
Для кожного звіту, що підключається:
натисніть клавішу Ins;
в пустій стрічці, яка з'явиться, вкажіть коротку назву звіту (графа "Назва") та ім'я файла, який містить даний звіт (графа "Вихідний файл");
натисніть клавішу Enter.
9.5. Приклади використання звітів
Приклад 1.
Звіт про склад затрат. Для створення звіту про склад затрат на підприємстві можна використовувати слідуючу форму звіту.
* Розрахунок складу затрат за квартал
!К
* Основні засоби і нематеріальні активи
!П01=ОБ20,02+ОБ20,04
* Матеріали
!П02=ОБ20,05
* Заробітна плата
!П03=ОБ20,70+ОБ20,69.01+ОБ20,69.02+ОБ20,68.12
* Податки
!П04=ОБ20,68-ОБ20,68.11
* Загальногосподарські
!П05=ОБ20,26
* Інші
!П06=ДО20-П01-П02-П03-П04-П05
* Всього
!П07=ДО20
* Середня зарплата по співробітниках: К17 - кількість співробітників
!П08=П03/К17
СКЛАД ЗАТРАТ ПО
[К1 ]
МАТЕРІАЛИ [П01 ]
АМОРТИЗАЦІЯ [П02 ]
ЗАРПЛАТА [П03 ]
ПОДАТКИ [П04 ]
ЗАГАЛЬНОГОСПОДАРСЬКІ [П05 ]
ІНШІ [П06 ]
ВСЬОГО [П07 ]
СЕРЕДНІ ЗАТРАТИ НА
ЗАРПЛАТУ ПО СПІВРОБІТНИКАХ [П08 ]
Зауваження.
Щоб вести облік затрат по підрозділах підприємства, можна ввести субрахунки 20 рахунка і виконати всі розрахунки по кожному субрахунку.
Приклад 2.
Нарахування амортизації. Звіти можна використовувати не тільки для підготовки вихідних документів, але і для автоматичної генерації проводок. Для цього слід створити звіт в форматі файлу переносу операцій /BMPTRANS.TXT/, і рахувати цей файл з допомогою режиму "Перенесення проводок" групи "Операції" головного меню (див.п.10.2). Розглянемо як приклад використання звіту для розрахунку амортизації по всіх основних засобах.
Будемо вважати, що:
В список видів субконто включено вид "Основні засоби".
Для рахунків 01 і 02 вказано ведення аналітичного обліку з видом субконто "Основні засоби".
Для всіх об'єктів вида субконто "Основні засоби" в параметрі з номером 1 вказаний строк амортизації в місяцях.
Тоді для генерації потрібних проводок можна скористатися слідуючим звітом:
!М11
!ВЫБРАТЬ СУБКОНТО ВИД 1 ВСЕ
!П01=?(СН > 0 \ СН&1 \ 0)
!П02=СНД01:&-СНК02:&
!П01=?(П02 < П01 \ П02 \ П01)
!ЕСЛИ СН&.1>0 И П01>0
3,30.11.93,20,,02,,[П01 ],Знос:[СН& ],,[СВК& ]
!КОНЕЦ ЕСЛИ
!СЛЕДУЮЩИЙ СУБКОНТО
Приведемо пояснення по кожній стрічці окремо.
!М11 - спочатку встановлюється місяць, за який нараховується амортизація. Тут це робиться за листопад 1993р.
!ВИБРАТЬ СУБКОНТО ВИД 1 - на екран буде виведено список субконто виду "Основні засоби", у відповідь на запит слід натиснути Enter або F8. Якщо номер виду субконто не дорівнює одиниці, потрібно після слова ВИД вказати потрібний номер.
!П01=?(СН > 0 \ СН&1 \ 0) - якщо для вибраного субконто задана норма амортизації, то показник П01 розраховується як дебетовий залишок по вибраному субконто на початок місяця, поділений на термін амортизації в місяцях (значення першого параметра субконто). Якщо норма амортизації не задана, П01 присвоюється нульове значення.
!П02=СНД01:&-СНК02:& - показник П02 дорівнює залишковій вартості вибраного основного засобу.
!П01=?(П02 < П01 \ П02 \ П01) - показник П01 розраховується як мінімум з показників П01 і П02 (амортизація не може бути більшою залишкової вартості).
!ЕСЛИ СН&.1>0 И П01>0 - виконується перевірка: якщо для субконто не встановлена норма амортизації або нарахований знос дорівнює нулю, проводка не формується.
3,30.11.93,20,,02,,[П01 ],Знос:[СН& ],,[СВК& ] - дана стрічка включається в формований текст звіту, і являє собою проводку в форматі файла переносу операцій. Стрічка містить:
3 - номер робочого місця, яким "помічаються" згенеровані проводки.
30.11.93 - дата формованої проводки /остання дата місяця, за який нараховується амортизація/.
20,,02,, - кореспонденція рахунків в проводці /субрахунки пропускаються/.
[П01 ] - сума проводки.
Знос:[СН& ] - текст проводки.
,, - субконто дебета проводки пропускається.
[СВК& ] - номер виду субконто і номер субконто.
!КОНЕЦЕСЛИ - кінець умовного оператора.
!СЛЕДУЮЩЕЕ СУБКОНТО - перехід до обробки слідуючого субконто. Всі дії після команди !ВЫБРАТЬ СУБКОНТО повторюються до закінчення списка субконто даного виду.
Тоді для розрахунку амортизації слід буде створити новий звіт з вказаним вище змістом, як це описано в п.9.3. Застосовувати його треба буде наступним чином.
Перед виконанням звіту слід, при необхідності, виправити його текст, вказавши в першій стрічці номер місяця, за який нараховується амортизація, а в сьомій - дату створюваних проводок.
Виконайте звіт. При цьому проводки в текстовому вигляді потрапляють в файл OUT.TXT.
Ввійдіть в режим "Зберегти в архіві" групи "Сервіс" головного меню, добавте в список стрічку з описом "Нарахування амортизації" і іменем файла BMPTRANS.TXT, якщо такої стрічки ще немає. Після цього встановіть курсор на дану стрічку і натисніть Enter. При цьому файл OUT.TXT переписується в файл BMPTRANS.TXT.
Ввійдіть в режим "Перенесення операцій" групи "Операції" головного меню, очистіть в виведеному на екран запиті поле з вказанням диска і директорії /щоб при завантаженні використовувалася біжуча директорія/, встановіть режим завантаження з текстового файла (TXT) і виконайте пункт меню "Завантажити". Згенеровані проводки будуть поміщені в журнал операцій.
Якщо список субконто "Основні засоби" має більше одного рівня, перед виконанням звіту слід встановити параметр "Включати підпорядковані субконто" в режимі "Параметри". На момент виконання звіту повинен бути виконаний основний розрахунок за квартал, в який входить місяць, по якому нараховується знос.
Зауваження.
Більш зручно при нарахуванні амортизації і в інших ситуаціях, коли потрібна автоматична генерація проводок, використовувати режим "Документи і розрахунки" (див.розд.6).